Różnice ujmuje się w księgach roku, którego dotyczył spis

Na koniec roku obrotowego konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" nie wykazuje salda, gdyż powinny one zostać rozliczone – na podstawie protokołu inwentaryzacyjnego – wraz z zamknięciem ksiąg za określony rok.

Rachunkowość jednostki powinna obejmować okresowe (co do zasady na ostatni dzień każdego roku obrotowego) ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości; dalej: uor). Stany księgowe poszczególnych składników aktywów mogą się bowiem różnić od faktycznego stanu tych składników. Różnice te mogą być skutkiem:

- naturalnych cech zapasów (podatnych np. na wysychanie, wietrzenie, czy parowanie),

- braku rzetelności pracowników odpowiedzialnych za dokumentowanie (rejestrację) określonych operacji czy zdarzeń gospodarczych,

- braku zabezpieczeń w pomieszczeniach (np. na wypadek kradzieży),

- braku właściwych powierzchni magazynowych.

Mogą one wynikać także z wadliwości przyrządów pomiarowych. Stąd konieczność weryfikacji danych księgowych, poprzez inwentaryzację majątku przedsiębiorstwa, celem skorygowania ujawnionych podczas tego procesu ewentualnych różnic. Różnice inwentaryzacyjne mogą przybrać formę:

- niedoborów (gdy stan faktyczny ustalony – w zależności od charakteru danego składnika majątku – metodą spisu z natury, potwierdzenia sald aktywów lub porównania ich stanów wynikających z ksiąg z dokumentami źródłowymi, jest niższy od stanu wynikającego z ewidencji),...